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對外文書的應用
發布時間:2017/1/15 10:42:53 []人次

      對外文書是對外交往的書信形式,是進行對外交涉和禮儀往來的一種重要手段。各種文書均體現國家的對外方針政策和有關法規,所以起草和發送對外文書是政策性很強的工作。即使是一件純屬禮節性的函件,如果格式與行文不合常規,也可能引起收件人的誤解和不愉快,如果文内有其他錯誤,則會造成更為嚴重的後果。因此,書寫對外文書要求文字嚴謹、精煉、準确,客套用語合乎慣例,格式要美觀大方,打印要整潔。
  收到各類文書要盡快處理,切勿拖壓,尤其是外交上的文書往來,收下回複或不予置理以至拒收退回,都反映一種政治态度。因此對外文書處理要十分慎重。一般情況下,除某些純屬通知性的文電外,應以相應的文書進行答複或複謝。
   一、 幾種對外文書
  (一) 照 會
  照會分正式照會和普通照會兩種。
  正式照會由國家元首、政府首腦、外交部長、大使、代辦、臨時代辦等人簽名發出,并用第一人稱寫成。一般不蓋機關印章。普通照會由外交機關(外交部)或外交代表機關發出,行文用第三人稱,加蓋機關印章,一般不簽字。但有的國家要求加蓋印章後再由使節或受權的外交官簽名。正式照會和普通照會的區别還在于它們使用範圍不同。
  正式照會用于:1.重大事情的通知。如國家領導人的變更,大使、領事的更換,承認、斷交、複交等事項的正式通知。2.重要問題的交涉。如建議締結或修改條約,建議召開雙邊、多邊國際會議,互設領事館,委托代管本國财産,國家元首、政府首腦的訪問以及其他有關政治、軍事、經濟等重要問題的交涉。3.隆重的禮儀表示。如表示慶賀、吊唁等等。4.為了表示對某一件事的特别重視,也有使用正式照會的。
  普通照會用于進行一般交涉、行政性通知、辦理日常事務、交際往來。由于外交文書日趨簡化,普通照會的使用範圍也越來越廣,政府之間關于重要國際問題的來往,現在也多使用普通照會。
  普通照會以同樣内容普遍分發給當地各外交代表機關的,亦稱通告照會。例如,外交部用以向外交團發送各種事務性通知、規定、條例等照會,以及各外交代表機關用以通知大使、臨時代辦離任、返任,外交官到離任、例假日等。這類通告照會可複印,受文機關可寫“各國駐××國外交代表機關”。
  (二) 對 外 函 件
  對外函件(包括外交函件)形式簡便,使用範圍較廣。國家領導人、外交人員以及各部門各機構寫給外國相應人員與機構的書信都可采用這種形式。根據内容情況,凡屬重要者,視為正式函件,凡屬事務性者,視為便函。一般說來,領導人和外交代表之間的親筆簽名信即屬外交函件。
  (三) 備 忘 錄
  備忘錄是外交代表機關之間使用的一種外交文書,用來說明就某一事件、問題進行交涉時在事實上、立場上、法律方面的細節,或用來重申外交會談中的談話内容。可面交或送交對方,無客套語、緻敬語,開頭就叙述事實。在會談或交涉中為了對方便于記憶談話的内容或避免誤解,可預先寫成備忘錄面交對方,也可在談話後将要點用備忘錄送交對方。為了叙述事實或陳述、補充自己的觀點、意見或駁複對方的觀點、意見,如果用照會過于鄭重時,可使用備忘錄。有時為了提醒某一件事,作為一種客氣的催詢,也可送交備忘錄。
  備忘錄也可以作為正式照會或普通照會的附件。
  面交的備忘錄

 
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